Veelgestelde vragen nieuwe website en intranet

De VBOV lanceert haar website www.vroedvrouwen.be in een nieuw jasje. Naast een algemene opfrisbeurt en verbeterde navigatiebelevenis van de externe site, lanceren we eveneens een nieuwintranet voor leden. We beogen zo meer lidmaatschapsvoordeel te creëren voor alle VBOV-leden, een sterker kwaliteitskader voor het Good Practice Logo, een efficiënter beheer van onze ledeninformatie en een beveiligd databeheer volgens GDPR.

Op de nieuwe website vind je tal van nieuwe functionaliteiten, zoals bijvoorbeeld de nieuwe digitale engagementsverklaring van het Good Practice Logo, de mogelijkheid om al je permanente vormingsuren en de administratie m.b.t. vroedvrouwenkringen en werkgroepen digitaal te beheren, online viewing van het Tijdschrift voor Vroedvrouwen, en veel veel meer. Bovendien hebben we tal van aanpassingen gedaan om de zoekfunctie “Zoek een vroedvrouw in je buurt” performanter te maken.

Binnen onze financiële mogelijkheden zetten we vooral in op functionaliteiten die voor alle leden interessant zijn en voor eerstelijnsvroedvrouwen (i.h.b. het Good Practice Logo). We maakten ook al een eerste aanzet voor andere profielen (tweedelijns, student). Deze zullen op termijn verder uitgebreid worden.

Kort nadat je een een algemene email hebt ontvangen van de VBOV (omtrent 6 mei) met meer uitleg over de lancering van de nieuwe website, ontvang je een tweede email met daarin de activatie-link en login-gegevens voor “Mijn Account” op het intranet. Check je spam-folder of geef ons een seintje mocht je niets ontvangen hebben!

Nadat je de activatie-link hebt gevolgd, kom je rechtstreeks op het intranet in de sectie "Gebruikersgegevens". We raden je aan om meteen een nieuwe password te kiezen. Vervolgens kun je vanaf nu inloggen via "Mijn Account" en heb je toegang tot de voor jou relevante functionaliteiten van het intranet.

Bekijk rustig het Dashboard van het intranet en onder de tegel "Ledenmeldingen" vind je allerlei informatie en meer uitleg over het nieuwe intranet.

Mocht je vragen hebben, neem contact op met info@vroedvrouwen.be.

Neem hiervoor contact op met ons via info@vroedvrouwen.be. 

Hier vind je een overzicht van alle nieuwe functionaliteiten, alsook een infographic met navigatiemogelijkheden van het intranet.

In dit filmpje krijg je ook meer uitleg over het intranet: https://youtu.be/07oyXVfFEdc 

De VBOV vzw heeft verschillende typen leden, van vroedvrouwen (eerstelijns, tweedelijns, onderzoek, onderwijs, studenten) tot sympathisanten. Van elk van hen houden of willen we verschillende informatie bijhouden om als beroepsorganisatie gedifferentieerde dienstverlening naar onze leden te kunnen leveren. Denk aan de functie “ik zoek een vroedvrouw in de buurt” of de ICT-tools omtrent het Good Practice Logo. Deze zijn vooral een dienstverlening richting onze eerstelijnsvroedvrouwen en niet zo zeer interessant voor sympathisanten of tweedelijnsvroedvrouwen. In de toekomst willen we ook steeds meer inzetten op ICT-ondersteuning en kennisdeling voor andere leden, zoals de studenten of tweedelijnsvroedvrouwen. Door nu al te voorzien in verschillende profielen, kunnen we enerzijds sterker differentiëren in de toegang tot bepaalde functionaliteiten en anderzijds anticiperen op bijkomende ontwikkelingen in ons aanbod naar leden.

“Nieuws” op www.vroedvrouwen.be zijn algemene nieuws die voor het algemene publiek toegankelijk zijn. Onder de tegel “Ledenmeldingen” op het intranet (enkel toegankelijk via het dashboard van het intranet) worden enkel belangrijke aankondigingen of nieuws voor leden opgenomen. “GPL-nieuws” vervangt de GPL-nieuwsbrief uit het verleden. Deze kunnen geraadpleegd worden onder de tegel “Good Practice Logo” als je verder naar beneden scrolt.

Neen. Dat kan helaas nog niet.

Vanaf de lancering van de nieuwe website zal de VBOV vzw ook geen GPL-nieuwsbrief meer uitsturen. Dit was enkel een tijdelijke maatregel in de overgangsfase naar een nieuw kwaliteitskader en website. Vanaf nu kun je via het intranet (“Mijn Account”) en de tegel “Good Practice Logo” de GPL-nieuws onderaan de pagina kunnen raadplegen.

Dat is omdat het dashboard met tegels altijd bovenaan blijft staan als een soort menu. Je moet verder naar beneden scrollen om naar de inhoud van elke tegel te geraken.

Dat wil zeggen dat je waarschijnlijk het lidmaatschap van 2020 nog niet hebt betaald. Daarvoor ga je naar de tegel “Mijn betalingen en lidmaatschap” en verleng je onderaan je lidmaatschap door online meteen te betalen.

Van zodra je via het “Algemeen vroedvrouwenprofiel” je “type vroedvrouw” hebt aangekruist ontvangen we een email dat we je ook bijkomende profielen moeten toewijzen. Je mag ook altijd direct een email naar info@vroedvrouwen.be sturen om bijkomende profielen aan te vragen.

Bekijk eerst of je toegang hebt tot de tegel “Eerstelijnsvroedvrouwen”. Zo niet, neem contact met ons op via info@vroedvrouwen.be. We trachtten om zo veel als mogelijk gegevens van eerstelijnsvroedvrouwen die op de oude website gepubliceerd waren te importeren maar dat was maar beperkt mogelijk.

Daarna ga je naar de tegel “Eerstelijnsvroedvrouwen”. Hier vind je algemene informatievelden en publieke gegevensvelden, dus informatie die gepubliceerd worden op www.vroedvrouwen.be onder de zoekfunctie “Ik zoek een vroedvrouw”.

Uiteraard. Stuur ons een email naar info@vroedvrouwen.be en we koppelen je aan de twee profielen

Vanaf de lancering van de nieuwe website zal de VBOV vzw ook geen GPL-nieuwsbrief meer uitsturen. Dit was enkel een tijdelijke maatregel in de overgangsfase naar een nieuw kwaliteitskader en website. Vanaf nu kun je via het intranet (“Mijn Account”) en de tegel “Good Practice Logo” de GPL-nieuws onderaan de pagina kunnen raadplegen.

Lees eerst best dit artikel in het TVV 3/2020 (prepublicatie): De nieuwe aanvraag en verlengingsprocedure inzake het Good Practice Logo. Daarnaast hebben we nog enkele tips: 

• De VBOV vzw organiseert een Train-the-Trainer voor alle voorzitters van de vroedvrouwenkringen. Dit biedt de kans om bijvoorbeeld op de eerstvolgende kringvergadering samen de opzet van de nieuwe engagementsverklaring te doorlopen en ervaringen uit te wisselen en eventuele vragen uit te klaren.
• Lees de tips voor het invullen van de engagementsverklaring (te vinden onder de tegel “Good Practice Logo”).
• Verken de voorbeelden van ingevulde engagementsverklaringen van vier vroedvrouwen (te vinden onder de tegel “Good Practice Logo”).
• Lees meer over de verschillende voorwaarden en aanbevelingen via bijkomende informatie die ter beschikking wordt gesteld aan VBOV-leden op het intranet.
• Vervolledig eerst je algemeen vroedvrouwenprofiel en je eerstelijnsvroedvrouwenprofiel (lees meer hieronder).
• Bel gerust het VBOV-secretariaat (info@vroedvrouwen.be), we helpen je graag verder met je vragen.

Bekijk misschien ook dit filmpje over de functionaliteiten van de engagementsverklaring:  https://youtu.be/yuNzkrZODwU 

Het GPL wordt toegekend voor 4 jaar. Daarna dien je een verlenging aan te vragen.

Vanaf de lancering van de nieuwe website/intranet op 5 mei 2020  zullen alle nieuwe GPL-kandidaten gevraagd worden om de engagementsverklaring online in te vullen en ook alle bestaande GPL-houders zullen verzocht worden om hun logo te verlengen  door de nieuwe engagementsverklaring in te vullen. GPL-houders, onafhankelijk van hoe lang ze het logo reeds hebben, verzoeken we om de engagementsverklaring online in te vullen en op te sturen binnen de drie maanden na lancering (31 augustus 2020). De GPL-commissie zal nadien binnen de drie maanden de aanvragen behandelen. Na toekenning blijft het logo vier jaar geldig.

De toekenning van het logo gebeurt in de toekomst enkel nog aan individuele vroedvrouwen. Van zodra alle vroedvrouwen werkzaam bij eenzelfde vroedvrouwenpraktijk het logo dragen, wordt op de website het GPL vermeld zowel bij de individuele vroedvrouw alsook bij de betreffende vroedvrouwenpraktijk. Het is dus niet langer mogelijk dat een vroedvrouwenpraktijk een GPL-aanvraag indient en daardoor alle individuele vroedvrouwen automatisch het logo toegekend krijgen. We hebben voor deze nieuwe procedure gekozen om verschillende redenen:

• We willen individuele vroedvrouwen aansporen om te reflecteren over de good-practice voorwaarden en aanbevelingen en inzicht in eigen handelen bevorderen;
• We willen vroedvrouwenpraktijken ondersteunen in het debat met hun aangesloten vroedvrouwen over de visie en organisatie van werkzaamheden binnen de vroedvrouwenpraktijken;
• We maken het mogelijk dat een vroedvrouw die van werkplek verandert het logo blijft behouden.

Twee kanttekeningen:

Een vroedvrouwenpraktijk die een nieuwe vroedvrouw zonder GPL aanwerft, blijft gedurende 6 maanden het logo voor de praktijk behouden mits de nieuwe vroedvrouw een GPL-aanvraag binnen de 3 maanden instuurt. De GPL-commissie heeft vervolgens 3 maanden de tijd om de nieuwe aanvraag al dan niet toe te kennen.

Het is toegestaan dat vroedvrouwen aangesloten bij een vroedvrouwenpraktijk een beurtrol kunnen afspreken m.b.t. de GPL-voorwaarde aangaande de vroedvrouwenkringaanwezigheid (tweemaal per jaar).

We beseffen goed dat het invullen van de engagementsverklaring meer tijd van je vraagt, zeker de eerste keer. Het doel is enerzijds om jou aan te sporen goed te reflecteren over je eigen handelen en de werkwijze in je praktijk. We hopen dat dit proces ook aanzet om in dialoog te gaan over de GPL-aanbevelingen  met je collega’s in je praktijk of binnen de vroedvrouwenkringen. Anderzijds geeft ons dit de mogelijkheid om voorbeelden van goede praktijken op te sporen en te delen met andere VBOV-leden, maar ook uitdagingen in de dagelijkse vroedvrouwenzorg te identificeren.

We bieden een nieuwe functionaliteit aan onze leden waarmee je de bewijsstukken voor permanente vormingsuren makkelijk digitaal en in een oogopslag kunt beheren.  We moedigen al onze leden aan (ook niet-eerstelijnsvroedvrouwen) om hiervan gebruik te maken. We beseffen dat de federale raad tot nu toe geen effectieve controles deed, maar als beroepsorganisatie vinden we het echter essentieel dat elke vroedvrouw aan de eisen van permanente vorming voldoet.

• GPL-kandidaten en GPL-houders die verlenging van het logo aanvragen, verzoeken we in de engagementsverklaring een korte, redelijke toelichting te geven of ze voldoen aan de 75 uur/5 jaar permanente vorming, 7 uur reanimatievaardigheden van de pasgeborene en van de volwassene, alsook bijscholing in het onderzoek van de neonaat. Dit is een verklaring op eer. Op moment van aanvraag/verlenging is het niet vereist om alle permanente vormingsuren te kunnen aantonen; wel op moment van steekproefcontrole!
• We moedigen GPL-houders aan om de informatie omtrent de permanente vormingsuren zowel uit het verleden alsook in de toekomst te uploaden. De functionaliteit permanente vorming onder de tegel “Algemeen vroedvrouwenprofiel” kan je hierbij helpen om overzichtelijk je permanente vormingsuren in oogopslag te beheren. Het is in je eigen belang om alle permanente vormingsuren goed te beheren. Het ICT-tool zal je eigen beheer vergemakkelijken.
• Het is echter pas op het moment van een steekproefcontrole (jaarlijks 25 vroedvrouwen) dat we effectief zullen nagaan aan de hand van je bewijsstukken of je werkelijk voldoet aan de GPL-voorwaarde m.b.t. permanente vorming. Op het moment van de steekproefcontrole aanvaarden we enkel nog digitale bewijsstukken die toegevoegd zijn in je profiel. We proberen zodoende efficiënt te kunnen werken binnen de VBOV.

Het systeem verzendt de “huidige versie” van je engagementsverklaring, of indien je een revisie hebt aangemaakt (bijvoorbeeld op moment van verlenging ofwel steekproefcontrole) de laatste revisie als pdf naar je eigen email en naar de VBOV. Hou deze documenten goed bij voor je eigen beheer. Dit pdf dient als basis voor de evaluatie van je aanvraag/verlenging door de GPL-commissie.

Eens de vroedvrouw haar/zijn aanvraag (tot verlenging) heeft ingediend via het intranet, zal de GPL-commissie de aanvraag behandelen volgens de bepalingen in het intern reglement. Daarnaast is de procedure hier verder beschreven.

Een toelichting van de procedure vind je hier?

Permanente vormingsuren algemeen

• We bieden een nieuwe functionaliteit aan onze leden waarmee je de bewijsstukken voor permanente vormingsuren makkelijk digitaal en in een oogopslag kunt beheren.  We moedigen al onze leden aan (ook niet-eerstelijnsvroedvrouwen) om hiervan gebruik te maken. We beseffen dat de federale raad tot nu toe geen effectieve controles deed, maar als beroepsorganisatie vinden we het echter essentieel dat elke vroedvrouw aan de eisen van permanente vorming voldoet;
• Een teller-functie helpt je om verschillende vormingscategorieën (bv. algemene permanente vorming, onderzoek neonaat, reanimatievaardigheden, CERPs-uren (L, E, R)) te beheren;
• Alle vormingen (titel, aantal uren, type vormingsuren, certificaat, …) aangeboden door de VBOV vóór lancering van de website, voeg je zelf toe via de knop “Externe vormingen”;
• Alle VBOV-vormingen die je volgde na de lancering van de website worden vanaf nu automatisch in je profiel opgeslagen. Je hoeft dus niks meer te doen;
• Alle externe vormingen (dus niet-VBOV-vormingen) voeg je zelf toe via de knop “Externe Vormingen”.

Permanente vormingsuren en GPL/engagementsverklaring

• GPL-kandidaten en GPL-houders die verlenging van het logo aanvragen, verzoeken we in de engagementsverklaring een korte, redelijke toelichting te geven of ze voldoen aan de 75 uur/5 jaar permanente vorming, 7 uur reanimatievaardigheden van de pasgeborene en van de volwassene, alsook bijscholing in het onderzoek van de neonaat. Dit is een verklaring op eer. De functionaliteit permanente vorming onder de tegel “Algemeen vroedvrouwprofiel” kan je hierbij helpen om overzichtelijk je permanente vormingsuren in oogopslag te beheren.
• We moedigen GPL-houders aan om de informatie omtrent de permanente vormingsuren zowel uit het verleden alsook in de toekomst te uploaden. Dit is een ICT-tool dat je eigen beheer zal vergemakkelijken.
• Het is echter pas op het moment van een steekproefcontrole (jaarlijks 25 vroedvrouwen) dat we effectief zullen nagaan aan de hand van je bewijsstukken of je werkelijk voldoet aan de GPL-voorwaarde m.b.t. permanente vorming. Op het moment van de steekproefcontrole aanvaarden we enkel nog digitale bewijsstukken die toegevoegd zijn in je profiel. We proberen zodoende efficiënt te kunnen werken binnen de VBOV.

Als voorzitter van een groep heb je andere rechten dan de leden van een groep. Zo heb je bijvoorbeeld de mogelijkheid om leden toe te voegen aan je groep. Hiervoor ga je naar de tegel “Mijn Groepen”. Je vindt dan een overzicht met alle groepen waarvan je ofwel beheerder bent ofwel lid. Klik op de betreffende groep en dan kies je in het menu “leden”. Vervolgens kun je via de knop “lid toevoegen” op naam (best in format “voornaam-achternaam”) of lidnummer zoeken en aan de slag. Bij elk lid kun je vervolgens aangeven of het lid deelnemer is of beheerder. Voor reguliere leden kies je “deelnemer”. Deel je de taken rond voorzitterschap met iemand of delegeer je de administratie van je kring aan een ander lid, dan kies je beter “beheerder”. Dan krijgt die persoon ook dezelfde rechten als jij. Een externe persoon toevoegen aan je groep kan enkel als deze persoon ook lid is van de VBOV. Deze persoon moet geen vroedvrouw zijn, maar tenminste het lidmaatschap van sympathisant.

Je vindt hier een screencast met meer uitleg: https://youtu.be/oQxhXUM2UhI 

Als voorzitter van een groep heb je andere rechten dan de leden van een groep. Zo heb je bijvoorbeeld de mogelijkheid om overlegmomenten (cfr. Groepsvergaderingen) toe te voegen aan je groep. Hiervoor ga je naar de tegel “Mijn Groepen”. Je vindt dan een overzicht met alle groepen waarvan je ofwel beheerder bent ofwel lid.

Klik op de betreffende groep en dan kies je in het menu “Nodes”. Vervolgens kies je “inhoud toevoegen”. Hier kun je dan een datum ingeven, een beschrijving, documenten toevoegen die mogelijks relevant zijn voor je overleg. Je kunt ook elk overlegmoment dupliceren voor je gemak als je een nieuw overlegmoment wilt aanmaken. Elk overlegmoment verschijnt in “Mijn Agenda” bij alle aangesloten leden.

Je vindt hier een screencast met meer uitleg: https://youtu.be/oQxhXUM2UhI 

Indien je groep een groot aantal deelnemers bevat, is het handig om niet bij elke vergadering alle aanwezigen een-voor-een toe te moeten voegen. Daarom voorzien we de mogelijkheid om ALLE leden automatisch toe te kunnen voegen als aanwezigen. Vervolgens zou je indien nodig, enkele deelnemers kunnen verwijderen.

Hiervoor ga je naar de relevante Node (overlegmoment) en kies je helemaal onderaan en kies je: “Automatisch toevoegen” na de zin “Voeg hier de gebruikers automatisch toe vanuit de groep. Opgelet dit overschrijft eventueel verwijderde deelnemers!”

Als voorzitter van een groep heb je andere rechten dan de leden van een groep. Zo heb je bijvoorbeeld de mogelijkheid om overlegmomenten (cfr. Groepsvergaderingen) toe te voegen aan je groep. Hiervoor ga je naar de tegel “Mijn Groepen”. Je vindt dan een overzicht met alle groepen waarvan je ofwel beheerder bent ofwel lid.

Klik op de betreffende groep en dan kies je in het menu “Nodes”. Daar vind je een overzicht van de aangemaakte overlegmomenten (“nodes”). Als je aanwezigheden wilt registeren, dan kun je telkens na afloop van het overlegmoment de desbetreffende “Node” (cfr. Overlegmoment) selecteren en dan bij de sectie “Aanwezigen” de namen van je groepsleden opzoeken (je kunt zoeken ofwel op naam ofwel lidnummer). Dit is een makkelijke manier om aanwezigheden te registreren, bijvoorbeeld van een vroedvrouwenkringvergadering.

Je vindt hier een screencast met meer uitleg: https://youtu.be/oQxhXUM2UhI 

Klik op de betreffende groep en dan kies je in het menu “Nodes”. Daar vind je een overzicht van de aangemaakte overlegmomenten (“nodes”). Selecteer de relevante overlegmoment en vervolgens kun je onderaan documenten toevoegen.

Je vindt hier een screencast met meer uitleg: https://youtu.be/oQxhXUM2UhI