Privacyverklaring van de Vlaamse Beroepsorganisatie van Vroedvrouwen (VBOV) vzw
1. Algemeen
VBOV vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VBOV vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
De verantwoordelijke voor de verwerking, VBOV vzw, Haantjeslei 185 bus 1, 2018 Antwerpen,
respecteert verder ook de Belgische wet van 8 december 1992 met betrekking tot de bescherming van het privéleven in de verwerking van de persoonlijke gegevens. Dit houdt in dat wij in ieder geval:
• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn; verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als VBOV vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via:
VBOV VZW
Haantjeslei 185 bus 1
2018 Antwerpen
2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door VBOV vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten en/of gebruik te maken van de producten en diensten van VBOV vzw (uitvoering overeenkomst met leden of klanten);
• het verzenden van nieuwsbrieven, (leden-)mailings en uitnodigingen voor onze activiteiten, producten en diensten (toestemming betrokkene);
• het verkrijgen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:
• persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, Facebook- of LinkedIn-profielen;
• identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer en rijksregisternummer (enkel om tegenmoet te komen aan wettelijke verplichtingen, zoals bv. in geval van bestuursleden van VBOV of indien die nodig is in het kader van subsidieoproepen of andere wettelijke verplichtingen door de overheid);
• persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, taal, diploma, geboorteplaats, en nationaliteit (enkel om tegenmoet te komen aan wettelijke verplichtingen, zoals bv. in geval van bestuursleden van VBOV of indien die nodig is in het kader van subsidieoproepen of andere wettelijke verplichtingen door de overheid).
• gegevens m.b.t. werkzaamheden van de leden zoals gegevens van de werkgever (naam, adres, telefoonnummer, email, website, Facebook- of LinkedInprofielen van de organisatie waar de leden te werk gesteld zijn), de aard van de geleverde diensten, lidmaatschap Vroedvrouwenkring;
We wenden de verzamelde gegevens alleen aan voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
3. Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
4. Bewaartermijn
VBOV vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De gegevens worden niet langer dan 5 jaar bewaard.
5. Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
• alle personen die namens VBOV vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan; • we hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; • wij maken regelmatig back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; • we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• alle gegevens die leden beheren binnen het intranet van www.vroedvrouwen.be zijn enkel toegankelijk voor hen en zullen niet met derden zonder hun toestemming gedeeld worden. Door een eigen account aan te maken op het intranet, geven leden toestemming dat hun gegevens door de beheerder van www.vroedvrouwen.be geraadpleegd kunnen worden, maar enkel met als doel het functioneren en het beheren van de website www.vroedvrouwen.be te kunnen waarborgen.
6. Uw rechten omtrent uw gegevens (inzage, aanpassing, verwijdering)
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring vindt u de contactgegevens van VBOV vzw en hoe u contact met ons kunt opnemen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.vroedvrouwen.be, via e-mail: info@vroedvrouwen.be of via telefoon: 03.218.89.67.
Mits bewijs van identiteit (kopie identiteitskaart) kunt u via een schriftelijke, gedateerde en ondertekende aanvraag aan VBOV vzw, Haantjeslei 185 bus 1, 2018 Antwerpen, info@vroedvrouwen.be, gratis de schriftelijke mededeling bekomen van uw persoonsgegevens.
Indien nodig kunt u ook vragen de gegevens te corrigeren die onjuist, niet volledig of niet pertinent zouden zijn. We raden u sterk aan om op de kopie van uw identiteitskaart uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u 4 direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
7. Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
• het verzorgen van de internet en intranet omgeving (webhosting); • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (MailChimp)
• de financiële administratie & boekhouding. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze verwerkers maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is en/of tenzij u ons hiervoor (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
8. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
9. Wijziging privacy statement
VBOV vzw kan haar privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 15 oktober 2019.